Strona główna  |  Wydawnictwo  |  Wydania cyfrowe  |  Kontakt  |  Reklama
Najnowszy numer »

 
Aktualności

»

Wielki projekt, wielka niewiadoma

Prezydencja Polski daje wielkie możliwości rodzimej branży spotkań. Tyle teorii, bo w praktyce okazało się, że obsługą najważniejszych wydarzeń w tym okresie zajmą się firmy spoza tego sektora.

O szansach, jakie daje branży spotkań przewodnictwo Polski w Radzie Unii Europejskiej, mówiono już od dawna. Przedstawiciele sektora eventowo-konferencyjnego przez bardzo długi czas mogli tylko spekulować, o zlecenie organizacji jakich wydarzeń będą mogli walczyć. Konkretne informacje na temat przetargów poszczególnych ministerstw, zaczęły docierać do organizatorów mniej więcej pół roku przed rozpoczęciem Prezydencji. Wtedy też rozpisano największy i najważniejszy przetarg na organizację spotkań i konferencji. Ogłaszającym go było Ministerstwo Spraw Zagranicznych. O licznych kontrowersjach, jaki się wokół tego przetargu pojawiły, pisaliśmy w majowym numerze MICE Poland. W momencie jego zamykania sprawa nie była jeszcze ostatecznie rozstrzygnięta. Teraz znany jest już finał tego postępowania. Światło dzienne ujrzało również to, co działo się w międzyczasie za kulisami. W branży zagrzmiało.

Niejasności, niedomówienia i tajemnice
Przypomnijmy. Do drugiego etapu postępowania przetargowego MSZ, dotyczącego kompleksowej obsługi spotkań i konferencji, w trakcie przewodnictwa Polski w Radzie UE, zakwalifikowały się cztery firmy i jedno konsorcjum, w skład którego weszły jeszcze trzy inne firmy. Niemałe zdziwienie wzbudził fakt wątpliwego doświadczenia tychże oferentów. Jedyną agencją eventową, która znalazła się na tej liście, jest Boom – Bardzo Oryginalna Oferta Marketingowa. Wśród pozostałych przedstawicieli próżno było szukać profesjonalnych organizatorów, których portfolio zawierałoby wydarzenia o randze międzynarodowej. Na liście znalazły się jeszcze m.in. firmy z sektora nowych technologii informatycznych, agencja reklamowa i PR-owa. Największą niewiadomą stanowiły zasady przyznawania punktacji, ponieważ tych pięciu oferentów uzyskało identyczną liczbę punktów. – Zdziwił mnie fakt, że na liście znalazły się agencje, które są od nas znacznie mniejsze i posiadają małe doświadczenie w organizacji dużych wydarzeń. Przyznanie punktów w tym przetargu było naprawdę niezrozumiałe. Kompletnie nie jesteśmy w stanie zgadnąć, dlaczego często nieznane firmy spoza branży dostały tak dużą liczbę punktów. Z doświadczenia wiem jednak, że walka z urzędnikami jest bezcelowa. Nie po raz pierwszy spotykam się z niezrozumiałymi decyzjami organów państwowych, na których dochodzenie nie mam jednak czasu lub musiałbym do tego zatrudnić specjalnie wyszkolone osoby. Zdarzyło się tak, że specyfikacja przetargu była skonstruowana w taki sposób, że żadna z polskich firm nie była w stanie spełnić wymagań, nawet te największe w kraju. Zdarza się, że pracownicy organów państwowych są mało profesjonalni, dysponują nikłą wiedzą na temat tego, czym się zajmują. Nie można jednak generalizować. Jest co najmniej kilka instytucji, z którymi współpracuje się bardzo profesjonalnie. Oczywiście są one wymagające i wykazują się pełną fachowością – mówi Paweł Trochimiuk, prezes zarządu agencji PR-owej, specjalizującej się także w organizacji eventów, Prartner of Promotion, która również baryła udział w tym przetargu.
Firmy takie jak Mazurkas Travel, Symposium Cracoviense czy Międzynarodowe Targi Poznańskie, które także stanęły do przetargu, zdobyły znacznie mniej punktów. Doświadczenie zaś było w specyfikacji najbardziej podkreślanym kryterium rozpatrywania ofert. – Informacja o zakwalifikowaniu Międzynarodowych Targów Poznańskich na 6. miejscu stanowiła dla nas duże zaskoczenie i nieprzyjemną niespodziankę. Z uwagi na nasze międzynarodowe doświadczenie, zdobyte choćby podczas Konferencji ds. Zmian Klimatu COP 14, sądziliśmy, iż znajdziemy się co najmniej w pierwszej piątce, co dałoby nam możliwość przedstawienia szczegółowej oferty w drugim etapie. Zdobytą praktyką i renomą ręczyliśmy za logistyczne powodzenie organizowanych wydarzeń – mówi Sabrina Żymierska z MTP.
Zastanawiający był również fakt, że jedna z firm należących do konsorcjum – IT.expert – okazała się być większościowym udziałowcem w firmie Management Data System (MDS), która również znalazła się w pierwszej piątce, ale na odrębnej pozycji. Główną działalnością MDS są usługi związane z archiwizacją danych.
Próby uzyskania komentarza i wglądu do dokumentów, czego domagali się pozostali oferenci w tym przetargu, spełzły na niczym. Większość ofert opatrzona została klauzulą tajemnicy firmy. Wiadomo jednak, że wspomniana już firma IT.expert dostarczyła poręczenie bankowe, które obejmowało pozostałych oferentów z pierwszej piątki. Minimalne zabezpieczenie finansowe startujących firm miało wynosić przynajmniej 3 mln zł.

Rozstrzygnięcie z niespodzianką
Szala rozgoryczenia przelała się, gdy ogłoszono wynik. Właściwie takiego rozstrzygnięcia się w branży spodziewano, po wszystkich poprzedzających wydarzeniach. Niespodzianką jednak było to, że oprócz wygranego konsorcjum firm EasyLog, IT.expert i CAM Media, żadna inna firma nie złożyła swojej finalnej oferty. – Dokładnie taki scenariusz był do przewidzenia po ogłoszeniu wyników pierwszego etapu. Taka sama liczba punków, którą otrzymało pięciu oferentów, świadczyć może o tym, że za wszystkimi stał jeden podmiot, na przykład podwykonawca. Nie jest to według mnie sprawa uczciwa. Na rynku funkcjonuję już 14 lat i nie znam większości z tych firm, a dodatkowo niektóre z nich zajmują się całkiem innymi dziedzinami niż konferencje. Wydawało mi się, że tak silne połączenie z Polską Agencją Prasową i nasze wspólne doświadczenie pozwolą nam na otrzymanie dużej liczby punktów. Niestety w jakiś sposób ten przetarg był sterowany, ale nie jestem w stanie wyjaśnić w jaki – mówi Ewa Dziedzic-Grabowska z Max Media, firmy która występowała w konsorcjum z Polską Agencją Prasową. W strefie domysłów branżowych pozostaje sprawa tego, kto powinien czuć się odpowiedzialny za całą tę sytuację – MSZ czy oferenci. Bo co do faktu, że choć prawnie bez zastrzeżeń, to wbrew zasadom etycznym, nikt wątpliwości nie ma. – Uważam, że takim sytuacjom winna jest ustawa prawo zamówień publicznych. Urzędy czasem z pełną świadomością tego, że coś może być nie tak, mają związane ręce. Jeżeli oferta spełnia warunki, to oni mogą tylko potwierdzić ten fakt w tabelce. Oczywiście istnieje procedura odwoławcza, ale wiąże się to z długim i żmudnym postępowaniem. Krajowa Izba Odwoławcza też nie jest organem zbyt przychylnym stronom odwołującym się. Przy okazji tak dużych projektów, jak budowa autostrad czy stadionów, pojawiają się inicjatywy, dążące do zmiany zapisu ustawy. W tej chwili zmawiający oprócz nałożenia kary nic nie może zrobić, a to przecież nie chodzi o to, żeby dostać pieniądze, ale żeby realizacja była w terminie skończona. Na tym skorzystałaby również branża eventowa – mówi Anna Jędrocha, prezes Symposium Cracoviense.
Żadna z firm, które znalazły się w drugim etapie, nie chciały komentować tej sprawy. Podobnie postąpiło Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Jeszcze na etapie postępowania firmy deklarowały gotowość złożenia ofert (m.in. zapewniała o tym agencja Boom). Następnie odmówiono nam wyjaśnień. Co więcej czekali na nie także akcjonariusze agencji MagnifiCo, która jest notowana na giełdzie NewConnect. Na forach internetowych zrobiło się gorąco, gdyż okazał się to być nie jedyny problem tej firmy, która boryka się jeszcze z zawirowaniami strukturalnymi. Najboleśniej MagnifiCo odczuła to na cenach swoich akcji, które znacznie spadły, sięgając poziomu z debiutu.

Czas na wagę złota
– Rzetelne przygotowanie tak poważnego wydarzenia wymaga przede wszystkim czasu. W przypadku tego przetargu ten czas był bardzo mocno ograniczony. Już samo ofertowanie zaczęło się zbyt późno – mówi Sabrina Żymierska. W innych krajach europejskich, które obejmowały przewodnictwo w Radzie UE, przetargi na organizację wydarzeń kończyły się zazwyczaj najpóźniej na pół roku przed ich realizacją. Branża eventowa w Polsce została postawiona w niezbyt komfortowej sytuacji, która wymagała bardzo szybkiej reakcji, a wiadomo, że tam, gdzie pośpiech, może dojść do podjęcia złych lub nietrafnych decyzji. W branży nieustannie krążyły tylko spekulacje. – Jest to bardzo duże przedsięwzięcie. Z wcześniejszych przetargów ogłaszanych przez MSZ na zapewnienie transportu, czy zaplecza hotelowego można było wywnioskować, gdzie i kiedy będą odbywały się poszczególne wydarzenia Prezydencji. W Polsce nie ma takiej firmy, która sama mogłaby zapewnić kompleksową obsługę tych wydarzeń, ale można było przygotować się wcześniej, zapewniając sobie odpowiednich dostawców, bo nikt też nie kupowałby takiej dużej ilości sprzętu tylko na potrzeby tego projektu – mówi Marzena Dobrowolska z Polskiej Agencji Prasowej. Cała ta sytuacja spowodowała, że zaczęto obawiać się o powodzenie przedsięwzięcia. Ku przestrodze przytaczano przykład Czech, gdzie miała miejsce podobna sytuacja, w odniesieniu do kompetencji wybranej firmy, która zajmowała się realizacją spotkań. Przez okres całej czeskiej Prezydencji dochodziło to częstych „wpadek”. – Przetargi polskich ministerstw, dotyczące prezydencji, były rozpisane bardzo późno. Niektóre z nich toczą się nadal i pewnie zostaną rozstrzygnięte na ostatnią chwilę, dwa lub trzy dni przed wydarzeniem. Nie wiadomo dlaczego tak się dzieje, skoro o przewodnictwie Polski w Radzie UE wiadomo było od bardzo dawna – dodaje Marzena Dobrowolska.

2011-07-11 07:33:00

powrót

Dołącz do dyskusji na stronie

»

Komentarz:
Text:
Podpis:
Nazwa:
WWW:

Wysłanie komentarza oznacza ze zgadzam się na regulamin.
Dołącz do dyskusji na FB

»

 
.

»

Ludzie branży

»

Personalnie... 
Iwona Głuchowska 

Dyrektor Sprzedaży i Marketingu, Cluster Warsaw w Radisson Hotel Group.

 

O sobie: 

Od maja 2022 r. jest Dyrektorem Sprzedaży i Marketingu, Cluster Warsaw w Radisson Hotel Group  Wcześniej pracowała jako Director of Cluster Sales Leisure and MICE – Holiday Inn Gdańsk, Holiday Inn Warsaw, Intercontinental Warsaw, Holiday Inn Champion; Director of Sales – Holiday Inn Warsaw City. Kierowała też sprzedażą w Airport Hotel Okęcie****, Scandic AG**** – Warsaw i w Orbis SA w Warszawie. Ukończyła Wyższą Szkołę Ekonomiczną w Warszawie. Przykłada dużą wagę do zachowania równowagi między pracą a życiem prywatnym. Jej hobby to aranżacja zieleni w ogrodzie, przede wszystkim kwiaty. Książka, to najchętniej fantasy, ale największą sympatią darzy swojego psa i dwa koty.

.

»

Newsletter

»

Zamów newsletter