Branża chce dyskutować o normach

O planach stworzenia kodeksu etycznego organizatorów konferencji mówiło się już w Polsce od bardzo dawna. Konferencja „Normy w usługach” była pierwszym krokiem w kierunku ich realizacji.

Spotkanie zorganizowane zostało przez Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, przy wsparciu wielu instytucji, m.in. Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Rola tych instytucji w procesie profesjonalizacji standardów pracy organizatorów ograniczać ma się jednak jedynie do wsparcia oddolnej inicjatywy. – Wszelkie próby państwowej regulacji norm w tym zakresie napotkają opór i odniosą odwrotny skutek: zniechęcenie i odrzucenie – przekonuje współorganizator spotkania Piotr Wilczek. Standardy pracy organizatorów konferencji miałyby nie tylko zostać ustalone przez samych organizatorów, ale i wdrożone w życie i dobrowolnie egzekwowane. Na konferencję przybyło ponad 100 uczestników, a ta liczba mogłaby wskazywać na chęć podjęcia tej inicjatywy. – Takie wydarzenia są konieczne, jeżeli mamy aktywnie uczestniczyć w tworzeniu standardów europejskich – potwierdza Dorota Laidler z Krakow Convention Bureau.

Na kim się wzorować?
Profesjonale normy w organizacji wydarzeń funkcjonują w europejskich krajach w postaci certyfikatów jakości. Najpełniej rozwinięte rynki, to rynek amerykański oraz brytyjski. – Jeżeli chodzi o przykłady z Polski, to wiele inspiracji w opracowywaniu profesjonalnych norm można czerpać z wzorów stosowanych przez Polską Izbę Firm Szkoleniowych, która na potrzeby swoich członków opracowała i wdrożyła zarówno Kodeks Etyczny, jak i Kodeks Dobrych Praktyk – dodaje Piotr Wilczek. Idea organizacji konferencji narodziła się podczas kongresu EFAPCO w styczniu tego roku, stowarzyszenia, które za jeden ze swoich nadrzędnych celów stawia profesjonalizację zawodu PCO. Jednak plan, jak to dokładnie robić, czyli jak opracować normy oraz sprawić, by stały się „normą” w znaczeniu dosłownym pozostaje wciąż do stworzenia. – Z konferencji dowiedziałam się, że profesjonalne normy, np. w organizacji eventów, są potrzebne, ale chyba mało kto wie, w jaki sposób można to wszystko zestawić i zacząć stosować w naszej branży – podsumowuje jeden z uczestników, który zastrzega sobie anonimowość. Część prezentacji wygłoszonych na konferencji była niestety wygłoszona w dość hermetyczny sposób, formalnym językiem, co spowodowało, że meritum nie było jasne i czytelne.
– Niepotrzebne było chyba nadmierne skoncentrowanie na zagadnieniach formalno-prawnych. Oczywiście, nie sposób mówić o normach pomijając np. aspekty kategoryzacyjne, jednak spróbowałbym wyważyć proporcje pomiędzy głosami teoretyków i praktyków – dodaje Wojciech Liszka. – Temat norm w przemyśle spotkań biznesowych jest o wiele trudniejszy niż większość z nas sobie to wyobrażała. Także ja. Złożoność rynku, wiele jego składowych (targi, konferencje, kongresy, incentive, itd.) powodują, że jest to temat mało popularny i wiele osób łatwo się do niego zniechęca – tłumaczy Agnieszka Nadstawna z Latawiec Partner.

Show o normach
Najciekawszą prezentacją bezkonkurencyjnie okrzyknięte zostało wystąpienie Krzysztofa Materny, który działa na rynku eventowym za pośrednictwem agencji MM Communications, założonej wraz z Tomaszem Mannem. Materna wygłosił kilka ciekawych anegdot na temat norm, a przesłaniem był raczej ambiwalentny stosunek do norm, wynikający z podejścia, że przestrzeganie norm nie może płynąć z narzucanych regulacji. – Takie stanowisko, choć bardzo subtelnie wypowiedziane, tak naprawdę otwiera prawdziwą i – jak sądzę – szczerą i bardzo długą dyskusję na temat potrzeb i zakresu norm, jakie tak naprawdę prawdopodobnie musimy sobie opracować i jednak narzucić, aby nasza branża mogła się dalej rozwijać i znaleźć godne miejsce na rynku biznesowym – tłumaczy Agnieszka Nadstawna.

Kto najwięcej zyska?
Oczywiście na polepszeniu norm świadczonych przez organizatorów spotkań usług zyskają przede wszystkim klienci. Jednak nie tylko. – Zyskają również podwykonawcy oraz same firmy świadczące usługi. Poczucie profesjonalizmu daje pewność, że podołamy największym wyzwaniom – przekonuje Piotr Wilczek. Jednak organizacja wydarzenia nie spotkała się z aplauzem wszystkich uczestników. – W organizacji konferencji oceniam na minus zbyt dużą liczbę prelegentów, nieprzygotowanie prelegentów, czytanie prezentacji nieobecnego prelegenta. W przyszłości oczekiwałabym na takim wydarzeniu więcej profesjonalizmu – w końcu do tego dążymy – podsumowuje jeden z uczestników. Z różnymi opiniami spotkał się wybór miejsca na wydarzenie – sala w Urzędzie Miejskim w Krakowie. – Bardzo „krakowska" sala, piękny gmach, w którym czuje się historię i powagę obrad. Jednak lokalizacja, moim zdaniem, była nietrafiona z powodu niedostępności dla większej rzeszy zainteresowanych. Musimy pamiętać, że normy tworzą nie tylko szefowie, którzy swobodnie dysponują swoim czasem, ale i młodzi event managerowie, młodzi PCO i studenci kierunków turystycznych, marketingowych i innych, dla których Kraków był mało dostępny – mówi Agnieszka Nadstawna. – Okazało się w trakcie spotkania, że taki temat wymaga dwóch dni. Brakowało czasu (a raczej nie był to dobry moment) na dyskusję. Zaplanowanie jej na sam koniec nie było korzystne dla frekwencji – dodaje Dorota Laidler. Zarzut zbyt krótkiego czasu na dyskusję jest chyba najlepszym dowodem na to, że temat jest wart kontynuacji, co też zapowiadają sami organizatorzy.

Konferencja „Profesjonalne normy – nowe horyzonty w przemyśle spotkań”, 24.10.2008r., Kraków, organizator: Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce , http://norms.meetings.pl

Organizator
Piotr Wilczek, wiceprezes SKKP, przewodniczący Komitetu Organizacyjnego Konferencji
Najwięcej uwagi zamierzamy poświęcić na wypracowanie profesjonalnych norm w działalności Profesjonalnych Organizatorów Kongresów; skomplikowane zarządzanie projektami kongresów i konferencji wymaga jasnych reguł i zasad; to o nich był konferencja i nad tymi regułami i zasadami zamierzamy pracować w przyszłości
Udało nam się zgromadzić stu kilkudziesięciu „zawodowców”, którzy z zaangażowaniem brali udział w wykładach i dyskusji do późnych godzin popołudniowych, pozostając dłużej niż zakładali organizatorzy konferencji.
Nie do końca udało nam się zainteresować tematem kolegów z zagranicy, mimo szeroko zakrojonej akcji promocyjnej.

Uczestnik
Agnieszka Nadstawna, partner, Latawiec Partner
Takie wydarzenia są bardzo potrzebne. Integrują branżę, pokazują czym i w jakim zakresie jesteśmy zainteresowani oraz do czego możemy dążyć razem lub w grupach zadaniowych. Z wielką uwagą wysłuchałam prezentacji Pana Krzysztofa Materny, który „ludzkim głosem" w szalenie ciekawy i inteligentny sposób nakreślił pojęcie normy w evencie. Zaciekawiła mnie jego głośna deklaracja poparcia dla stowarzyszeń, wyróżnien i nagród i... niekoniecznie dla ubierania naszej pracy w normy.
W przyszłości oczekiwałbym na takim wydarzeniu większej frekwencji oraz dodatkowego mniej oficjalnego spotkania, gdzie osoby zainteresowane daną tematyką mogłyby dłużej porozmawiać i w ogóle się poznać.

MICE Poland, listopad 2008