Targi trzeba optymalizować

W kalendarzu targów sektora MICE prezentujemy najważniejsze wydarzenia branżowe na świecie oraz imprezy w Polsce, skierowane do przedstawicieli branży spotkań.


Nowością w 2011 roku będą targi IMEX America w Las Vegas oraz AIBTM w Baltimore. Żadna z głównych imprez sektora spotkań, które miały miejsce w 2010 roku, nie wypada z kalendarza.

Zbliżenie kontynentów
Zdecydowaną zmianą tego roku będzie znaczne zbliżenie się amerykańskiego i europejskiego rynku spotkań. Świadczy o tym przede wszystkim fakt, że organizatorzy największych targów z zakresu MICE debiutują w tym roku w USA. Do obydwu eventów zostało jeszcze trochę czasu, ale już wiadomo, że dla liczących się w amerykańskiej branży MICE graczy jest to obowiązkowa data w kalendarzu, ruszyła także rejestracja dla odwiedzających i hosted buyers. AIBTM to pierwsze targi branży spotkań w USA organizowane na tak dużą skalę. Cały pierwszy dzień poświęcony będzie edukacji. Natomiast wystawcy będą prezentować się przez dwa kolejne dni. Baltimore Convention Centre, gdzie odbędzie się impreza, ma odwiedzić ponad 3 tys. meeting plannerów. Z tego 2 tys. weźmie udział w programie Hosted Buyers. Organizator imprezy z dumą informuje, że dokładnie w tym samym czasie przez Baltimore przebiega trasa koncertowa legendarnej grupy U2. Uczestniczący w AIBTM wystawcy oraz kupcy z grup hosted buyers w różnego rodzaju promocjach będą mogli zdobyć w sumie tysiąc biletów na koncert zespołu. Już dziś przeważająca część powierzchni wystawienniczej na targach została zarezerwowana. Wśród wystawców będą między innymi convention bureaux z Seattle, Nowego Jorku, Chicago, przedstawicielstwa turystyczne z Kostaryki, Jamajki czy Australii.
Podobną skalę będą miały jesienne IMEX America. Impreza będzie trwała trzy dni. Programem Hosted Buyers zostanie objętych ponad 2 tys. odwiedzających z czego 80 proc. ma pochodzić z Ameryki Północnej.
Jeszcze jedną nowością będą przeniesione dla odmiany z amerykańskiego na europejski grunt targi Europe Meeting & Incentive Travel Exchange (EMITE). To kolejny dowód na zbliżanie się amerykańskiego i europejskiego rynku spotkań. Dotychczas Incentive Travel Exchange odbywało się pięciokrotnie w Las Vegas. Podstawowym założeniem tych targów były indywidualne spotkania. Rokrocznie stu dostawców z branży MICE spotykało się z wyselekcjonowaną grupą hosted buyers z Ameryki Północnej. Każde ze spotkań odbywało się za zamkniętymi drzwiami i trwało około piętnastu minut. Po dużym sukcesie tych spotkań organizatorzy postanowili stworzyć siostrzane targi, tym razem w Londynie. Europejska wersja eventu ma wyglądać podobnie jak impreza w USA. Targi mają mieć charakter ekskluzywny. Wezmą w nich udział jedynie kupcy objęci programem hosted buyers. Każdy z nich odbędzie ponad trzydzieści spotkań. Co ważne, aplikacje kupców, którzy są zainteresowani jedynie europejskim rynkiem MICE, będą na wstępie odrzucane. W EMITE weźmie udział około siedemdziesięciu kupców i taka sama liczba dostawców usług. Aby zapewnić jak najwyższy poziom ROI, w europejskiej wersji targów również zostanie ograniczona liczba dostawców usług z poszczególnych regionów i w poszczególnych kategoriach.
Zmiana zaszła także w odbywających się już od jedenastu lat hiszpańskich targach Fitur Congresos. Organizatorzy odnowili współpracę z Tourspain i zmienili nazwę targów na Fitur meetings & events – Doing Business the Spanish way. Nowa nazwa podkreśla hiszpańskość imprezy, ale ma też oznaczać nową jakość. Podstawą targów Fitur nadal będą zaaranżowane wcześniej spotkania hiszpańskich dostawców z kupcami z całego świata. Więcej uwagi zostanie poświęcone kwalifikacji wystawców i gości zaproszonych na imprezę. Ponadto event zostanie skrócony do jednego dnia poprzedzającego otwarcie targów branży turystycznej International Tourism Trade Fair – Fitur, w której sektor MICE także ma swój znaczny udział.

MICE od kuchni
Z kolei grecka konferencja International Meetings & Incentives Conference, która rokrocznie odbywa się pod innym hasłem, w tym roku będzie miała bardzo konkretny temat przewodni. Ma nim być turystyka w konotacji z kuchnią. Jak twierdzą organizatorzy konferencji, współczesny turysta, zarówno indywidualny, jak i biznesowy, przed dokonaniem rezerwacji sprawdza ofertę kulinarną regionu, do którego chce się wybrać. Turysta wymaga dziś autentycznych doświadczeń, a jedzenie umożliwia mu prawdziwy kontakt z kulturą danego miejsca. Z tego względu kuchnia staje się tak istotnym elementem w organizacji turystyki i wszelkiego rodzaju spotkań. Siódma konferencja IMIC ma dać uczestnikom wiedzę o tym, jak w bardziej efektywny sposób tworzyć produkty turystyczne ze szczególnym uwzględnieniem doświadczeń kulinarnych. Podobnie jak rok temu, także tym razem niemieckie targi stb marketplace, odbędą się kilkakrotnie. Rokrocznie w trakcie tych eventów prezentuje się ponad półtora tysiąca wystawców. Każda impreza ma swój temat przewodni i podobnie będzie tym razem. Podczas najbliższych targów stb w Hannoverze podjęta zostanie kwestia lokalizacji konferencji i imprez incentive. W trakcie kolejnych eventów stb w Manheim, Essen i Moguncji omawiany będzie temat motywacji, a także – podobnie jak podczas IMIC w Atenach – kwestie cateringu i gastronomii. Ostatnie tegoroczne targi stb, które odbędą się w listopadzie w Monachium. Mają koncentrować się na przyszłości branży MICE.

Na szczycie bez zmian
Podobnie jak rok temu, również w 2011 roku przeważająca większość międzynarodowych targów branży MICE odbędzie się w Europie. Odsetek tych imprez to targi branży turystycznej z częścią wydzieloną dla branży spotkań. Jest tak głównie w przypadku eventów organizowanych w Europie Wschodniej – w Rosji (marcowe Moscow International Travel & Tourism Exhibition) i na Ukrainie (Ukraine Travel & Tourism 17th International Exhibition). Podobnie jest w przypadku dwóch francuskich imprez: Top Resa International French Travel Market w Paryżu oraz prestiżowych ILTM International Luxury Travel Market w Cannes.

Targi po polsku
Pomimo, że branża spotkań jest w polskim biznesie coraz bardziej widoczna, nadal niewielka liczba imprez jest poświęcona tylko i wyłącznie jej. Większość stanowią targi o szerszej tematyce (turystycznej i marketingowej) z wydzieloną częścią dla sektora MICE. Pierwsza tegoroczna impreza poświęcona wyłącznie spotkaniom odbędzie się w październiku w Centrum MT Polska w Warszawie. Targi Event, a dokładnie Targi Technologii i Usług dla Koncertów, Eventów i Kongresów, zostaną zorganizowane już po raz trzeci. W ich trakcie swoją ofertę zaprezentują m.in. firmy zajmujące się oprawą artystyczną imprez, dostawcy technologii i scenografii, agencje eventowe, artystyczne i cateringowe, a także związane z turystyką biznesową hotele i obiekty konferencyjne. Poprzednia edycja targów została urozmaicona programem szkoleniowym, a przy Meeting Barze organizowano dyskusje dotyczące bolączek sektora MICE. Drugą chronologicznie imprezą są targi Meetings Poland Expo. To impreza o najdłuższym stażu poświęcona nie tylko eventom, ale całej branży MICE. W tym roku odbędzie się po raz czternasty. Ostatnio w jej trakcie swoją ofertę zaprezentowało ponad 140 firm. Były to hotele, centra konferencyjne, agencje eventowe, a także organizatorzy incentive travel. Wystawom towarzyszyły pokazy będące uzupełnieniem oferty, a także indywidualne rozmowy biznesowe i część konferencyjno-edukacyjna. (ab)

Dossier
Przygotowując się do udziału w targach warto pamiętać Hosted buyers Większość targów międzynarodowych prowadzi program, w którym zaprasza profesjonalnych kupujących do udziału w targach na koszt organizatora. Rejestrując się do programu, warto dokładnie sprawdzić, o jakie informacje prosi organizator, bo na ich podstawie weryfikuje zaproszenia. Niektóre programy wiążą się z niewielką opłatą, niektórzy organizatorzy wprowadzili kary finansowe za niestawienie się na umówione wcześniej spotkania. Organizatorzy niechętnie kwalifikują do programu więcej niż dwie osoby z jednej firmy.

Post tour
Warto sprawdzić ofertę wyjazdów studyjnych, które odbywają się albo tuż przed targami, albo bezpośrednio po nich. Przy każdej międzynarodowej imprezie istnieje taka oferta, albo bezpłatna, albo wymagająca niewielkiej opłaty manipulacyjnej.

Program edukacyjny
Każde targi, oprócz oferty wystawców, proponują często bardzo rozbudowany program edukacyjny. Warto wcześniej zarezerwować miejsce na wybranych panelach. Niektóre z nich są płatne, trzeba to wcześniej sprawdzić, bo sama deklaracja udziału i związane z nią np. dostosowanie terminów przylotów przez organizatora, wiążą się z kosztami. Część konferencji i seminariów, szczególnie organizowanych przez stowarzyszenia, może być dostępna tylko dla ich członków. Wykłady odbywają się po angielsku, często także w języku kraju, w którym odbywają się targi.

Imprezy towarzyszące
Podobnie jak na konferencje, warto także wcześniej zgłosić swój udział w imprezach dodatkowych, niezależnych od organizatora targów, ale informacje o nich znajdują się na stronach internetowych targów, często w informacjach od wystawców. Przy każdych targach sieci hotelowe, convention bureau zapraszają swoich klientów i kontrahentów na różnego rodzaju after party.

System umawiania spotkań
Wszystkie imprezy międzynarodowe wymagają umawiania spotkań poprzez system internetowy. Polskie imprezy branżowe stawiają w tym temacie dopiero pierwsze kroki, ale na pewno jest metoda, która może zoptymalizować nasz udział w targach.

W kalendarzu targów sektora MICE prezentujemy najważniejsze wydarzenia branżowe na świecie oraz imprezy w Polsce, skierowane do przedstawicieli branży spotkań.