Tradycyjny model przetargowy, w którym firmy zapraszają agencje eventowe do wymyślenia czegoś na potrzeby konkursu, to często gra w zgadywanie. „Zróbmy propozycję, która będzie oryginalna, kreatywna i przyciągnie uwagę”, mówi agencja, a po godzinach spędzonych nad kolorowymi prezentacjami firma organizująca przetarg... nie wykorzystuje ich w żaden sposób. Agencje pracują na próżno, zużywając przy tym mnóstwo zasobów – nie tylko ludzkich, ale też energii, a nawet papieru.
Tymczasem rozwiązanie tego problemu jest bliżej, niż nam się wydaje. Coraz częściej mówi się o tym, że zadania testowe w ramach przetargu powinny być realne – to znaczy, że agencja, która wygra konkurs, powinna zorganizować dokładnie to wydarzenie, które zaproponowała w swojej ofercie. Proste? Bardzo. Skuteczne? Jeszcze bardziej. Agencje mogą skupić się na konkretach i realnie planować coś, co potem zrealizują. Firma nie traci czasu na analizowanie „wydmuszek” – skupia się na ocenie propozycji, które faktycznie będą wdrożone – oszczędność energii, papieru i zasobów ludzkich. To również mniejszy ślad węglowy.
Optymalizacja kosztów i zasobów to dziś absolutny „must-have” w każdej firmie, w każdej agencji, bo każdy musi funkcjonować w sposób efektywny.
A teraz coś o nowym trendzie, który podbija serca korporacji i agencji eventowych. Umowy ramowe – brzmi biurokratycznie? Owszem, ale korzyści z tego rozwiązania są znacznie większe niż mogłoby się wydawać. W dużym uproszczeniu, umowa ramowa to taki magiczny dokument, który mówi: „Dobrze nam się współpracowało, więc róbmy to dalej”. Kiedyś było to rzadkością, ale dziś coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązania, bo po prostu to się opłaca. Jak to działa? Oto przykład: firma zlecała agencji organizację eventów już kilka razy. Agencja przygotowała oferty na różne wydarzenia, firma je zaakceptowała, a potem realizacja przebiegła bez zarzutu. Taka współpraca była wielokrotna. W takich przypadkach coraz częściej słychać: „Agencja wielokrotnie składała oferty na zapytania ofertowe firmy, dotyczące usług przygotowania i przeprowadzenia wydarzeń dla pracowników i klientów firmy. W oparciu o otrzymane oferty w ramach zapytań ofertowych, klient kilkukrotnie zapraszał agencję do realizacji projektów, a agencja podejmowała się ich wykonania i wykonywała je należycie. Dlatego strony wyrażają chęć dalszej współpracy już w ramach umowy ramowej”.
I oto mamy gotowy przepis na sukces. Przetargi na obsługę eventową w korporacjach przechodzą ewolucję, która wyraźnie zmierza w stronę efektywności i zrównoważonego rozwoju. Realne zadania testowe, które są potem wdrażane w ramach umowy, to klucz do oszczędności – zarówno finansowych, jak i ekologicznych. Dodatkowo, podpisywanie umów ramowych w oparciu o wcześniejsze udane współprace pozwala firmom i agencjom na budowanie długoterminowych, stabilnych relacji, które przynoszą korzyści obu stronom.
Na koniec dnia, to właśnie takie rozwiązania – proste, ale skuteczne – sprawiają, że organizacja przetargów przestaje być koszmarem, a staje się efektywnym narzędziem do budowania sukcesu zarówno dla firmy, jak i dla agencji. Warto iść w tym kierunku – dla dobra firmy, agencji, a przede wszystkim planety. Sebastian Oprządek
