MICE robiło piorunujące wrażenie

To jednak były czasy

Magda Kondas: Od kiedy w zasadzie możemy mówić o działającej na zasadach wolnorynkowych branży MICE w Polsce. Kto tworzył ten sektor i skąd czerpano wzorce?







Sławomir Wróblewski: Zacznę od pewnej historii, która przypomniała mi się przy okazji naszego dzisiejszego spotkania. Ponad 8 lat temu zadzwoniła do mnie dyrektor marketingu w wydawnictwie Eurosystem, które publikuje magazyn MICE Poland. Dowiedziałem się wówczas, że powstaje nowa gazeta „Kongresy & Konferencje”. Na rynku funkcjonował już wtedy wydawany przez Andrzeja Kozłowskiego i Jerzego Dymka inny tytuł prasowy o podobnym profilu, jednak ta inicjatywa wkrótce wygasła. Podobnie zresztą jak magazyn „Panorama kongresów i targów”, który nigdy nie wszedł nawet do sprzedaży. Jego zerowy numer mam do tej pory w swoim archiwum. Stało się tak najprawdopodobniej dlatego, że branża nie była jeszcze na tyle rozwinięta, aby pomysł gazety specjalnie jej dedykowanej mógł wstrzelić się w potrzeby rynku. Rok 2003 okazał się więc przełomowy. „Kongresy & Konferencje” i później MICE Poland funkcjonują z powodzeniem do dzisiaj. Niemniej, mój pierwszy kontakt z przemysłem spotkań, miał miejsce znacznie wcześniej. W 1994 roku, pełniąc funkcję dyrektora Ośrodka Informacji Turystycznej w Chicago zostałem zaproszony w ramach programu „Partnership for peace”, który polegał na udzielaniu pomocy krajom postkomunistycznym w nawiązywaniu nowych, międzynarodowych kontaktów, na targi EIBTM, które odbywały się wtedy w Genewie. Pierwszy kontakt z biznesem MICE zrobił na mnie piorunujące wrażenie. Co ciekawe, na targach spotkałem także firmy z Polski – w trzech różnych kątach hali wystawiał się nieistniejący już Orbis, Mazurkas Travel, Weco Travel i Pegrotur. Wtedy nasz kraj miał już także i to od dłuższego czasu swoje stoisko na targach Motivation Show w Chicago.

Katarzyna Sobierajska: To prawda. Pierwsze inicjatywy związane z turystyką biznesową pojawiły się właśnie w latach 90. Stopniowo uczyliśmy się wtedy, na czym ona polega i jak ją realizować. Rosła świadomość, że taki wyspecjalizowany segment jest potrzebny i że w tym kierunku powinniśmy się rozwijać. Kiedy powstawał magazyn MICE Poland można powiedzieć, że branża była już dość dojrzała i wyedukowana, chociaż oczywiście było jej jeszcze daleko do stanu, który jest teraz.

Żaneta Berus: Również na początku lat 90. z ramienia Krajowej Izby Gospodarczej realizowane były tzw. misje handlowe, w których miałam przyjemność uczestniczyć. W ich ramach rozwijano także turystykę biznesową, chociaż niekoniecznie pod tą nazwą. Ten wątek pojawiał się już jednak w myśleniu firm. Jako Biuro Promocji Krajowej Izby Gospodarczej aktywnie wspieraliśmy te działania, pokazywaliśmy jak przygotować oferty, broszury etc. Organizowaliśmy również spotkania biznesowe.

Sławomir Wróblewski: Mówiąc o instytucjach, warto przypomnieć, że na początku lat 90. bardzo silnym polskim przedstawicielstwem na rynku amerykańskim było biuro Orbisu w Nowym Jorku. Tu powstała jedna z pierwszych polskich publikacji, w której pojawiło się słowo „incentive”. Napisał ją Tomasz Cupryś, ówczesny dyrektor tegoż ośrodka, na domowym komputerze zapewne marki Atari. Przygotował czarno-biały materiał drukowany zatytułowany „Oferty typu incentive Orbisu”. Ten przykład obrazuje, że tworząc nasz sektor spotkań przyjmowaliśmy wzorce od Amerykanów. To kamienie milowe w naszej historii. Mimo że nie było jeszcze sformalizowanych nazw, polscy organizatorzy turystyki już od wielu lat podejmowali zalążki działań dotyczące MICE.

Krzysztof Celuch: Jeszcze jedno zdanie w kontekście publikacji… Ciekawostką jest, że już w 1976 roku dwóch wykładowców SGPiS wspólnie z Union of International Associations i Kopenhaską Szkołą Biznesu wydało broszurę „Wpływ turystyki kongresowej na rozwój Warszawy”– znalazłem ją w archiwach SGPiS (obecne SGH). Jest tam bardzo profesjonalnie przedstawione, w jaki sposób ten rodzaj turystyki wpływa na Warszawę. Stało się to w PRL-u, przy praktycznie zamkniętych granicach.



Baloniki i duże pieniądze

Magda Kondas: Wynika z tego, że polskie firmy wyczuwały sens zajmowania się turystyką biznesową. Choć zdarzało się, że pierwsze działania były mało profesjonalne, ale czerpaliśmy, ile się dało, z zachodnich wzorców. Wiele firm powstawało z pasji podróżniczo-przygodowo-artystycznych, a w swoich działaniach opierały się bardziej na intuicji niż rzeczywistym know-how. Przez te lata rynek wykonał duży skok...

Marek Makedoński: W 1988 roku jako Extreme Team zostaliśmy wciągnięci przez Artura Drzewieckiego, pracującego wtedy jako inżynier w Land Roverze w Londynie, do biura incentive Impala Adventures, które już wtedy mogło pochwalić się 70-letnią tradycją. Firma wynajęła nas do obsługi wyjazdów po dalekiej Rosji, gdyż nie mieliśmy kompleksów w poruszaniu się po trasach za Uralem. To był krok, który nas natchnął. Uświadomiliśmy sobie, że uczestnicy tych wypraw to nie tylko pasjonaci off-roadu, ale zwykli ludzie, pracujący na co dzień w korporacjach. Z biegiem czasu Brytyjczycy zaczęli nas zabierać także na ekspedycje do Afryki, Azji, a w 1996 roku w czasie 2. edycji Marlboro Adventure Team wynajęto moją firmę do realizacji dużego eventu dla uczestników imprezy. Uświadomiłem sobie, że w zasadzie cała logistyka tych wydarzeń jest oparta na tym, co my także realizujemy od wielu lat.

Krzysztof Gawrych: Lata 90., przynajmniej w kontekście eventów, to moim zdaniem epoka baloników. W tym czasie te wydarzenia były trochę lepszą realizacją wesel. Scenariusze opierano na wystąpieniu konferansjera, konkursie, koncercie, a jeśli dodatkowo pojawiały się fajerwerki – wszyscy byli zachwyceni. Nie było komputerów, dlatego wyznacznik jakości agencji stanowił notatnik z kontaktami do artystów. Kto miał namiar na Marylę Rodowicz czy Perfect – rozdawał karty. Faktem jest, że budżety na tego typu realizacje były duże, a pod koniec lat 90. poszybowały jeszcze wyżej.

Elżbieta Czarnocka: W tamtym czasie, jako zleceniodawcy mieliśmy inny problem. Otóż praktycznie z wyjątkiem agencji Allegro, jedynej wyspecjalizowanej agencji, nie było w Polsce firm eventowych, przez co klienci nie wiedzieli, do kogo mają się zwrócić. Pamiętam, że musiałam przygotowywać wydarzenia z agencjami BTL, ATL czy PR-owymi. Dużo tego typu imprez realizowałam także na własną rękę. Nie było innej alternatywy. Szczęśliwie się złożyło, że w tamtym okresie pracowałam w amerykańskim banku. Osoby tam zatrudnione miały wiedzę, jak tego typu wydarzenia robi się w USA, więc uczyłam się od nich. Szukałam wiedzy o branży eventowej w Polsce, ale jej nie znalazłam. Po prostu brakowało profesjonalistów. Sytuacja zmieniła się dopiero pod koniec lat 90. Mimo tych trudności udało mi się zorganizować wiele bardzo spektakularnych imprez, z masą ciekawych pomysłów. Mogę powiedzieć, że nawet dzisiaj aż tak wspaniałych wydarzeń już nie przygotowuję. Sytuacja na rynku się zmieniła. Teraz to agencje pukają do klienta, a wtedy klient szukał agencji.

Krzysztof Michniewicz: Rzeczywiście, za międzynarodowymi koncernami weszły do Polski także międzynarodowe agencje. Dużo account managerów pochodziło z zagranicy. Rynek dopiero się kształtował, a budżety były olbrzymie, praktycznie nielimitowane. Celem korporacji było wtedy zdobyć jak największą część rynku, nie liczono się więc z kosztami. Jak ktoś świadczył wtedy usługi eventowe, żył w złotych czasach. Nie pytano o cenę, tylko o to, czy agencja potrafi zrealizować projekt.

Agnieszka Majkowska: Po okresie prosperity, w którym nie liczono się z kosztami, nadszedł w końcu czas oszczędności. Do branży MICE, w tym do incentive trafiłam dość przypadkowo. Pracując w ówczesnym Nationale Nederlanden, po pamiętnych zamachach z 11 września, kolega, który miał jechać z grupą na incentive do Australii powiedział, że po tym, co się stało, nie jest w stanie się tam udać. Szef wysłał mnie w zastępstwie. To było bardzo budujące doświadczenie. Mój pierwszy wyjazd tego typu, przeprowadzony w dodatku na bardzo wysokim poziomie. Jego organizatorem była firma Discovery Travel Roberta Grzybowskiego. Dwa lata później zostałam w swojej firmie osobą odpowiedzialną za organizację takich podróży. Niestety w tym czasie zaczęło się już szukanie oszczędności.



MICE made in Poland

Magda Kondas: Podczas targów EIBTM pierwszych, które odbywały się w Barcelonie, Rob Davidson, przedstawiając swój coroczny raport przemysłu spotkań, w punkcie wschodząca destynacja zwrócił bardzo mocno uwagę na Polskę. Czy cały czas Polska i nasza branża stanowi emerging market? Dwa lata później ówczesne Convention Bureau of Poland przeprowadziło badanie mystery shopping, którego wnioski były dość gorzkie dla naszej branży, bo okazało się, że na profesjonalną obsługę międzynarodowych wydarzeń nie jesteśmy jeszcze gotowi.

Marek Makedoński: Naszym atutem na pewno są koszty. Posługujemy się cenami z rynku polskiego, a one są przynajmniej cztery razy niższe niż na Zachodzie. Trzeba jednak wiedzieć, jak podejść do klienta. Wydaje się na przykład, że trudno czymkolwiek zaskoczyć Amerykanów, którzy wymyślili już praktycznie wszystko. Niemniej to, co dla nas jest normalne, tak jak koronki z Koniakowa czy Puszcza Białowieska, bardzo ich zachwyca. Podobnie jak noclegi w zamkach, których u siebie nie mogą doświadczyć. Dla każdej grupy trzeba stworzyć coś wyjątkowego, co się sprzeda.

Żaneta Berus: W 2001 roku otworzyliśmy Expo XXI – od tego czasu jesteśmy aktywni w branży. Około 80 proc. imprez przyciągnęliśmy sami, trochę pomogły nam agencje. To, na co wszyscy wciąż cierpimy, to zbyt mała rozpoznawalność Polski, jako kraju atrakcyjnego na spotkanie. Ten stan rzeczy na szczęście powoli się zmienia, ale przed nami jeszcze długa droga. Największym problemem jest przyciągnięcie zagranicznych meeting plannerów na site inspection. Trzeba ich długo przekonywać. Jednak jeżeli takie osoby zdecydują się nas odwiedzić, zawsze wracają zachwycone. Polska to wciąż taki nieoszlifowany diament, który ma duży potencjał, trzeba go wydobyć.

Krzysztof Celuch: Ważne jest, aby nie myśleć tylko o przyciąganiu dużych imprez. Wszystkie wydarzenia są dla nas bardzo cenne i rentowne, także te mniejsze i mogłoby się wydawać mniej spektakularne. Jestem bardzo zadowolony z promocji Polski, jaką obecnie realizujemy. To duży projekt, dzięki któremu wzrasta nasza rozpoznawalność. Myślę jednak, że także pojedynczy przedstawiciele branży – agencje i obiekty, powinni starać się o pozyskiwanie imprez. To nie jest tylko domena instytucji, takich jak convention bureaux.



Meeting plannerzy i cała reszta

Magda Kondas: Ustaliliśmy, że to korporacje, ich kultura i stopniowe wstępowanie do stowarzyszeń (choć zaznaczyć należy, że SKKP działało już od 1998 r.), a więc także próba integracji branży, w dużym stopniu wpłynęły na strukturę rynku. Paradoksalnie więc wokół korporacyjnych klientów, którzy niejako kształtowali ten sektor w Polsce, teraz obracają się kluczowe problemy. Być może z powodu tego, że zakup usługi, jaką jest organizacja eventu, incentive travel czy konferencja, z kategorii merytorycznej przeszedł do typowo cenowej.

Krzysztof Michniewicz: Przez lata pracowałem po stronie korporacji, jako zleceniodawca. Kiedy w 1999 roku zacząłem działać w branży MICE jako organizator, byłem zszokowany jak funkcjonuje ona od środka. Pojęcie deadline praktycznie nie istniało. Szwankowała komunikacja. Branża uczyła się na własnych błędach, a często od samych klientów.

Krzysztof Celuch: Wszyscy narzekamy na to, że musimy uczyć się sami. Tymczasem w pracę czterech stowarzyszeń branżowych, jakie działają w Polsce zaangażowanych jest maksymalnie 200 osób. Wśród przedstawicieli naszej branży nie ma także zbyt dużej chęci, aby aktywnie uczestniczyć w spotkaniach międzynarodowych stowarzyszeń, w organizowanych przez nie imprezach czy sesjach edukacyjnych. Skąd zatem mamy czerpać wiedzę? Możliwości jest naprawdę sporo. Drugi problem to zła komunikacja pomiędzy samymi agencjami. Niedawno miałem okazję uczestniczyć w spotkaniu niemieckich agencji eventowych. Wszyscy dzielili się między sobą informacjami a propos kontrahentów, ich zwyczajów, przedstawiali także szczegółowe case study ze swoich realizacji. W Polsce jest zupełnie inaczej, nikt nie chce udostępniać wiedzy, jaką posiada.

Krzysztof Michniewicz: Minusem naszej branży w porównaniu z innymi rynkami, jest to, że zagranicą pojawiły się międzynarodowe koncerny, a za nimi wprowadzone z góry standardy. Ludzie dostali wytyczne jak się komunikować, nawet w jaki sposób należy odbierać telefon.

Elżbieta Czarnocka: Problem właściwej komunikacji nie dotyczy zresztą tylko branży MICE i na przykład braku odpowiedzi na przesyłane przez nas zapytania ofertowe. To po prostu cecha charakterystyczna dla naszego społeczeństwa. Inne zapytania ofertowe, którymi się zajmuję, także często pozostają bez odzewu. Firmy nie zadają sobie nawet trudu, aby wysłać e-mail z informacją, że nie są zainteresowane przygotowaniem oferty.

Sławomir Wróblewski: Taki stan rzeczy niestety ma miejsce i wynika moim zdaniem z braku świadomości oraz pewnych złych praktyk związanych z niektórymi przetargami. Nie należy się o to obrażać. Trzeba uświadomić drugiej stronie, że odpowiedź na przesłane zapytanie ma sens. Ja osobiście w niektórych przypadkach takiego sensu nie widzę. Jeżeli firma wysyła zapytania do kilkudziesięciu firm, nie dziękując później nawet za przygotowaną ofertę, można poczuć się zniechęconym. Często chodzi zresztą jedynie o podkradanie scenariuszy, zwykłe pasożytnictwo i wyssanie wiedzy, a nie o rzeczywistą współpracę. Nie ma się co dziwić, że agencje nie są zainteresowane takimi przetargami, nie warto się podkładać.

Agnieszka Majkowska: Te wszystkie problemy wynikają również z tego, że w Polsce w większości firm nie istnieje praktycznie stanowisko meeting plannera, który odpowiadałby jedynie za koordynację działań związanych z branżą spotkań. Rozdrobnienie kompetencji jest spore i to z reguły działy zakupów, które zajmują się praktycznie wszystkim, kupują także eventy.

Krzysztof Gawrych: To prawda. Przez to przedstawiane nam umowy bardzo często są konstruowane w taki sam sposób dla usług MICE, jak na zakup papieru toaletowego.



Bez komunikacji

Magda Kondas: Rozdrobnienie kompetencji i mała świadomość branżowa klientów to jedna strona, rozdrobnienie rynku i ciągle bark wewnętrznej integracji to druga.

Krzysztof Michniewicz: Naszą największą bolączką jest to, że nie komunikujemy się ze sobą. Krzysztof Celuch przywołał przykład niemieckich agencji eventowych, które dzielą się wiedzą. U nas czegoś takiego nie ma. Chcę jednak podkreślić, że mimo wszystko, porównując stan rzeczy sprzed 10 lat, zrobiliśmy milowy krok naprzód. Zaczynamy rozmawiać i dyskutować o swoich problemach. Jest magazyn MICE Poland, są stowarzyszenia. Idziemy w dobrym kierunku i gonimy Zachód.

Sławomir Wróblewski: Mówiąc o dzieleniu się wiedzą najistotniejszą rzeczą jest zasada wzajemności, aby taka komunikacja działała w dwie strony. Jeżeli wiem, że ujawniając swoją wiedzę i kontakty mogę liczyć na wzajemność i lojalność partnerów – wtedy taki dialog ma sens. Komunikacja musi być odpowiedzialna.

Krzysztof Gawrych: Powodem takiego zachowania, może być również zmęczenie niektórych agencji odpowiadaniem na coraz więcej zapytań ofertowych, spływających często od firm, które wysyłają tego typu zapytania do 40 różnych podmiotów. Musimy nauczyć się szanować pracę. Na rynku istnieją korporacje, które swoimi praktykami na tyle zniechęciły agencje, że te nie chcą już z tymi korporacjami w ogóle współpracować. To problem, podobnie, jak to, że dla wielu korporacji przetargi są zmorą, która wynika z ich wewnętrznych procedur. Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby za przygotowanie oferty trzeba było agencji zapłacić. Tak jak chociażby architektom. To uczciwe rozwiązanie. Podobnie, nie widzę sensu ujawniania przez agencje wszystkich informacji na temat jej podwykonawców. To swojego rodzaju know-how, które w konsekwencji może zostać skradzione. Transparentność jest ważna, ale powinna mieć swoje granice.

Elżbieta Czarnocka: Jestem innego zdania. Uważam, że open booki powinny stać się standardem. Dzięki temu, jako zleceniodawcy mamy pewność, że w przedstawionym przez agencję kosztorysie nie pojawiły się ukryte koszty. Wszystko jest czytelne, co pomaga także w późniejszych rozliczeniach.

Marek Makedoński: Problemy komunikacyjne są w dużej mierze spowodowane brakiem odpowiednich nawyków i przeszkolenia. W Polsce wszystkiego uczyliśmy się sami, przez to mamy szersze horyzonty, jesteśmy bardziej elastyczni i lepiej przygotowani do radzenia sobie w sytuacjach ekstremalnych. Z drugiej jednak strony wprowadzenie ISO, przynajmniej na polu określenia podstawowych zasad i instrukcji postępowania ma sens. Jeszcze kilka lat temu byłem temu przeciwny, ale zmieniłem zdanie. Nie ma powodu, aby nowi pracownicy pojawiający się w branży musieli uczyć się wszystkiego od początku, na własną rękę, skoro mogą skorzystać z gotowych rozwiązań.



MICE 2020

Magda Kondas: Rok 2020 – jak będzie wyglądać polska szkoła meetings industry w kontekście analizy tego, jak rozwijał się rynek przez ostatnie 20 lat?

Agnieszka Majkowska: Nie wiem czy to przewidywanie, prognoza czy może marzenie, ale liczę na to, że powstaną specjalne programy studiów dziennych i podyplomowych, które będą w stanie w dobry i merytoryczny sposób wyedukować specjalistów w naszej branży. Liczę także na to, że po stronie zleceniodawców, do działów zakupów nie będą trafiały osoby przypadkowe.

Sławomir Wróblewski: W pełni zgadzam się z potrzebą edukacji na wyższym poziomie. Powoli zresztą pojawiają się już takie propozycje i oferty. Proponowałbym także, aby działające w Polsce organizacje branżowe określiły swoje wspólne interesy i jednym głosem zaczęły lobbować ważne dla nas sprawy na szczeblu centralnym. Musimy wziąć sprawy w swoje ręce, nikt za nas tego nie zrobi.

Krzysztof Michniewicz: Do 2020 roku połowa firm wypadnie z rynku. Średnie agencje znikną, nie będzie dla nich miejsca. Zostaną małe, wyspecjalizowane firmy, które będą świadczyć usługi dla rynkowych gigantów i czasami bezpośrednio dla klientów.

Sławomir Wróblewski: W Polsce pojawi się dużo międzynarodowych firm, rekinów. Ciekawy jestem, na ile nas kupią, czyli czy wejdą na polski rynek samodzielnie, zaczynając od zera, czy poprzez wykupienie polskich agencji.

Krzysztof Gawrych: Nastąpi bardzo duże rozdrobnienie w branży. Zostanie jedynie kilka dużych agencji oraz ogromna liczba małych firm. Bez względu na to, jaki scenariusz nasz czeka, życzyłbym sobie, żeby w przyszłości, w przemyśle spotkań więcej było osób starszych i dojrzałych, po 40. roku życia. Dzisiaj niestety to zaledwie nikły procent. Większość ludzi wypala się wcześniej, nie wytrzymuje ciśnienia i odchodzi z branży.

Elżbieta Czarnocka: Życzyłabym sobie, żeby organizacja wydarzeń i zakup usług z tego sektora w korporacjach był w rękach meeting plannerów i by była to w pełni uznana profesja z rzeszą profesjonalistów w tym fachu.

Krzysztof Michniewicz: Nie jest źle, ale może być jeszcze lepiej. Przez 10 lat zrobiliśmy bardzo dużo, tyle ile Zachód przez 20 lat. Bardzo szybko ich gonimy i nadrabiamy zaległości. Ważne, żebyśmy nie osiedli na laurach.

Dyskusja redakcyjna „Mice Poland” odbyła się 4 stycznia 2012 r. w warszawskim hotelu Rialto. Dziękujemy Rialto za przygotowanie śniadania.
www.rialto.pl
www.micepoland.com.pl


Katarzyna Sobierajska
podsekretarz stanu
Ministerstwo Sportu i Turystyki

Elżbieta Czarnocka
szef działu zakupów
Polpharma Biuro Handlowe

Irena Sokołowska
dyrektor Biura Kongresów
Holiday Travel

Żaneta Berus
prezes zarządu
Waszawskie Centrum Expo XXI

Michał Czerwiński
prezes zarządu
InDreams

Krzysztof Michniewicz
prezes zarządu
ICP Group

Krzysztof Celuch
kierownik
Poland Convention Bureau

Sławomir Wróblewski
wiceprezes zarządu
Meetings Poland

Agnieszka Majkowska
MC&C Majkowska Consulting & Coaching

Marek Makedoński
szef
Extreme Team

Krzysztof Gawrych
dyrektor strategiczny
Prowokator