Kwestionariusze on-line ważnym narzędziem dla organizatorów

Gotowe formularze zapytań ofertowych można znaleźć zarówno na stronach internetowych indywidualnych dostawców, jak i na platformach skupiających oferty wielu firm i umożliwiających składanie seryjnych zapytań on-line. Te drugie cieszą się zdecydowanie większą popularnością. Aż 95% meeting plannerów na świecie korzysta z tego typu rozwiązań przy zakupie usług i produktów, niezbędnych do przeprowadzenia procesu realizacji projektu (np. eventowego), w tym przede wszystkim wynajmie powierzchni w obiektach oraz noclegów w hotelach.

Rosnący zasięg i oczekiwania
Do niedawna panujący trend obejmował raczej realizację mniejszych spotkań, które nie wymagają skomplikowanego planowania i kosztorysowania. Obecnie połowa z pytanych organizatorów przyznaje, że korzysta z platform RFP nawet kiedy projekt wymaga zarezerwowania ponad 100 pokoi. Największe oczekiwania wobec dostawców, którzy odpowiadają na zapytania z platform RFP dotyczą czasu. Prawie połowa zainteresowanych ofertą spodziewa się odpowiedzi najpóźniej do dwóch dni od złożenia zapytania, a 17% chce uzyskać odpowiedź w ciągu 24 godzin lub szybciej. – Proces przygotowania eventu jest dość długi, a tego typu systemy pozwalają skrócić ten czas, jak również czas poświęcony na ocenę i wybór najlepszych ofert, zmniejsza się także zaangażowanie zespołu itp. – mówi Marcin Steczko, key account manager, United Travel & Events.

Korzyści vs. rozwiązania
Czas oczekiwania na ofertę ma też związek z etapami projektu i tym, kiedy organizator wysyła zapytanie. Niemalże połowa pytanych robi to już na samym początku planowania również po to, by się rozeznać i uzyskać pełny obraz cen i konkurencji w danym obszarze. Zapytania online są używane przez 34% organizatorów jako narzędzie, dzięki któremu mniej więcej w połowie procesu przygotowań mogą zawęzić swoje wybory do niezbędnego minimum. Tylko 39% w pierwszej kolejności, jeszcze zanim wyśle zapytanie online, sprawdza, czy dany obiekt na pewno spełnia ich wszystkie oczekiwania. – W branży spotykam się z opinią, że platformy RFP są dobrymi narzędziami, chociażby do wyszukania propozycji, np. obiektu, lecz potem kontakt mailowy i tak jest nieunikniony, ponieważ zachodzi potrzeba doprecyzowania szczegółów. Większość z organizatorów raczej preferuje bezpośredni kontakt osobisty z podwykonawcą, np. osobą z hotelu. Zdarza się jednak, że na platformie znajduje się moduł otwartych pytań i odpowiedzi, co ułatwia szybszy kontakt z dostawcą – dodaje Marcin Steczko. (xb)