Centra konferencyjne nie muszą się bić o klientów

Centra konferencyjne i kongresowe znalazły się w sytuacji, w której muszą oferować coraz szerszy pakiet usług, nie ingerując przy tym w politykę cenową. Na rynku widać wyraźną tendencję do utrzymywania się poziomu cen sprzed roku. Niewiele obiektów decyduje się na podnoszenie stawek za wynajem powierzchni i tylko niektóre postanowiły wprowadzić obniżki. Głównym powodem tego zjawiska jest fakt, że w tym samym czasie organizatorzy spotkań walczą z ograniczonymi budżetami swoich klientów i jednocześnie ich rosnącymi wymaganiami, również w stosunku do wyboru lokalizacji. – W mojej ocenie sytuacji rynkowej, muszę przyznać, że nie dostrzegam spadku cen. Utrzymują się one w zasadzie na tym samym poziomie, ale jednocześnie radykalnie wzrosły oczekiwania merytoryczne organizatorów – mówi Bartłomiej Andrusiewicz, prezes WP Hala Ludowa.

Ceny vs. sprzedaż
Taka polityka cenowa wcale nie oznacza, że koszty ponoszone przez obiekty również się nie zmieniają, a wykresy sprzedażowe pozostają stabilne. Centra konferencyjne w Polsce muszą ponosić coraz większe nakłady na reklamę, którą przyciągną potencjalnych klientów, zarówno z kraju, jak i z zagranicy. – Na pewno utrzymanie poziomu sprzedaży wymaga większych nakładów marketingowych. Zarządzana przeze mnie spółka od lat nie inwestowała w promocję. Nadrabiamy to teraz. Utrzymanie dotychczasowych, przedkryzysowych wyników, wymaga większego niż do tej pory wysiłku włożonego w pozyskanie klienta – podsumowuje Bartłomiej Andrusiewicz. Dodatkowe usługi w cenie wynajmu powierzchni to już standard. Podczas gdy na świecie gorącym tematem jest kwestia darmowego WiFi w obiektach, to w Polsce jest to już niemalże standard. – W cenę wynajmu sal konferencyjnych jest wliczony ekran, nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, flipchart, mównica, ekrany informacyjne przed salą, a także dostęp do bezprzewodowej sieci internetowej WiFi – wymienia Katarzyna Bobowska, general director, Centrum Konferencyjne Adgar Plaza.
Znaczącym kosztem są również wszelkiego rodzaju inwestycje, w rozbudowę powierzchni, w technologie itd. W przypadkach, gdy były one prowadzone na dość dużą skalę, obiektom nie udało się uniknąć ingerowania w politykę cenową. – W związku z unowocześnieniem infrastruktury PCC, gruntowną modernizacją pawilonu 15 i podwyższeniem standardu wynajmowanych sal i przestrzeni, ceny w tym kompleksie konferencyjno-kongresowym uległy nieznacznej zmianie – mówi Przemysław Trawa, wiceprezes zarządu, Międzynarodowe Targi Poznańskie.





Dobra współpraca
Elastyczność jest cechą najczęściej wymienianą przez przedstawicieli obiektów, ale i najbardziej pożądaną przez ich klientów. Coraz to krótszy czas dokonywania rezerwacji i potwierdzeń zmusza do działania „na ostatnią chwilę”. Sytuacja wygląda zgoła inaczej w przypadku dużych konferencji międzynarodowych, których organizacja wymaga wcześnie potwierdzonych terminów. – Nasi klienci coraz częściej dokonują rezerwacji z dużym wyprzedzeniem. Obecnie prowadzimy rozmowy i przyjmujemy rezerwacje dotyczące organizacji międzynarodowych konferencji i kongresów naukowych do 2016 roku – dodaje Przemysław Trawa. Stałym elementem współpracy między organizatorami a obiektami są negocjacje, które mają bezpośredni i niebagatelny wpływ na kształtowanie się słupków sprzedaży. – Organizatorzy przygotowując konferencję, kongres czy event liczą się wprawdzie z kosztem wynajęcia sali, ale praktycznie zawsze starają się negocjować ceny – mówi Bartosz Sosnowski, prezes zarządu, MT Polska. Nabiera to szczególnego znaczenia, gdy centrum konferencyjne otrzymuje to samo zapytanie od kilku agencji, a każda z nich chciałaby uzyskać jak najlepszą cenę, by na przykład wygrać przetarg. – Standardem stały się zapytania nawet od 6-10 agencji dla tego samego klienta. Czyżby klient chciał mieć większe możliwości co do wyboru oferty? Pewnie tak ale to już wszystko zależy od podejścia danej agencji eventowej – my nie różnicujemy takich ofert – mówi Iwona Kątny, kierownik Działu PR i Marketingu, MCC Mazurkas Conference Centre. (xb)