Pojęcie eventu ewoluuje wraz z rynkiem odbiorców

Eventy 3.0 charakteryzują się wykorzystaniem nowoczesnych technologii, które wprowadzając zaskakujące, najczęściej multimedialne rozwiązania, są w stanie przyciągnąć i utrzymać zainteresowanie słuchaczy. Wszystko za sprawą Generacji Y, która oczekuje właśnie takich zwięzłych i krótkich przekazów, podanych w atrakcyjnej formie. Skrócenie czasu prezentacji rekompensowane jest położeniem większego niż jeszcze kilka lat temu nacisku na networking. Jak pokazuje doświadczenie, takie bezpośrednie kontakty i rozmowy pozwalają na dużo skuteczniejszą wymianę wiedzy oraz nawiązywanie przyszłych kontaktów biznesowych. – Wystąpienia dedykowane młodemu pokoleniu powinny być nie za długie i przede wszystkim interaktywne, uzupełnione zdjęciami, filmami i animacjami ilustrującymi omawiane zagadnienia. To znacznie podnosi ich atrakcyjność i wzmaga odbiór – mówi Rob Davidson, ekspert w dziedzinie turystyki biznesowej na University of Greenwich w Londynie.

Poszukiwanie nowego
Generację Y charakteryzuje przede wszystkim wszechobecna „niecierpliwość” oraz poszukiwanie nowych rozwiązań. Wyraźnie skraca się proces uczenia i zdobywania informacji. Oczekiwania i potrzeby tej grupy młodych i wykształconych ludzi ewoluowały, przez co obecnie znacznie różnią się od tych, które jeszcze kilka lat temu były uważane za standardowe. Równolegle ewoluować musi także format eventów. Jeśli chodzi o imprezy eventowe czy wyjazdy incentive stale poszukiwane są nowe, atrakcyjne destynacje oraz atrakcje, z reguły coraz bardziej ekstremalne i wykorzystujące efekt wow. Największym wyzwaniem staje się jednak unowocześnienie konferencji i kongresów, które w dalszym ciągu mają przekazywać wiedzę i wartości merytoryczne, jednakże w dużo atrakcyjniejszej formie. Jak pogodzić te dwa czynniki? Z pomocą przychodzi rozwój technologii informatycznych oraz innowacyjne rozwiązania IT w komunikacji. Pozwalają one lepiej i sprawniej zarządzać uczestnikami imprezy.





Płynna granica
Cechą najbardziej charakterystyczną jest fakt, że w Eventach 3.0 zaciera się wyraźna granica między prelegentem, a słuchaczami. Dzisiaj jest ona oparta bardziej o interakcję niż monolog, ponieważ każdy chce aktywnie i „na żywo” uczestniczyć w konferencjach. Przygotowując spotkanie należy wziąć to pod uwagę i stworzyć możliwości do realizacji tych oczekiwań. Dobrym rozwiązaniem prowadzącym do osiągnięcia tego celu jest m.in. zadawanie pytań przez każdego z gości, za pomocą tabletów lub specjalnych aplikacji zainstalowanych w smartfonach. Takie pytania i opinie wyświetlane są bezpośrednio na ekranie, znajdującym się w sąsiedztwie prelegenta. Mówca w ten sposób nawiązuje kontakt z grupą i jest w stanie odnieść się do wszystkich sugestii, a także wyjaśnić palące kwestie i wątpliwości. Całość z reguły moderowana jest przez specjalnie do tego oddelegowaną osobę. Moderacja nie opóźnia jednak procesu przekazywania opinii, jest to zaledwie kilka sekund.

Wzmocnić komunikację
Nowoczesne technologie, a przede wszystkim social media są bardzo pomocne w komunikacji z potencjalnymi uczestnikami w trakcie wydarzenia, ale także przed i po jego rozpoczęciu. Użycie aplikacji takich jak Facebook czy Twitter pozwala utrzymać zainteresowanie eventem, a tym samym „wirtualnie” przedłużyć rzeczywisty czas trwania spotkania. Dzięki social mediom uczestnicy już wcześniej mogą poznać tematykę prelekcji lub program imprezy. To z kolei wpływa na ich lepszą wiedzę i przygotowanie do wzięcia udziału w spotkaniu.

Polski punkt widzenia
Polski rynek spotkań w dalszym ciągu różni się od zachodniego, przede wszystkim z punktu widzenia nakładów przeznaczanych na realizację różnego rodzaju wydarzeń. W większości przypadków podstawowym kryterium rządzącym w branży jest cena, a nowoczesne technologie wymagają sporych nakładów finansowych. Zleceniodawcy oczekują profesjonalnych eventów, kongresów i konferencji, jednocześnie ograniczając budżet. Pojawia się więc konflikt interesów. Chcąc zorganizować event 3.0, w trakcie którego słuchacze mieliby możliwość aktywnego uczestniczenia w prezentacji, konieczne jest zaopatrzenie gości w niezbędny sprzęt. O ile zdobycie takiego sprzętu dla niewielkich grup nie powinno stanowić większego problemu, o tyle zaopatrzenie w drogie urządzenia konferencji dla 300 lub więcej osób generuje już dużo większe kwoty. Dopóki ta sytuacja się nie zmieni i budżety nie poszybują w górę, trudno będzie w Polsce dostosować organizację spotkań do oczekiwań uczestników wywodzących się z Generacji Y. (mk)