Technologie oczkiem w głowie planistów

„Raport przemysłu spotkań i wydarzeń w Polsce 2012” pokazuje, że konferencje i kongresy zajmują drugie miejsce pod względem liczby zorganizowanych wydarzeń w kraju w 2011 roku. W tym czasie w Polsce odbyły się 9873 konferencje i kongresy, co stanowi aż 36 proc. ogółu spotkań. Branża, która zgromadziła się w warszawskim hotelu Intercontinental na XIII Europejskiej Akademii Planistów i Organizatorów Kongresów i Konferencji, wysłuchała prezentacji na temat nowych technologii, usprawniających organizację tego typu wydarzeń.



Warsztaty cieszyły się dużym zainteresowaniem. Jak przyznają organizatorzy, celem priorytetowym Akademii jest prezentacja jak najszerszego zakresu oferty nowoczesnych technologii i innowacyjnych rozwiązań do obsługi konferencji, kongresów, targów i spotkań biznesowych. – Od początku istnienia tej inicjatywy podkreślamy, że jest to Europejska Akademia Planistów, właśnie dlatego, że przyświeca nam cel europeizowania standardów w branży organizowania konferencji i kongresów – powiedział zgromadzonym gościom Sławomir Wróblewski, dyrektor wykonawczy SKKP.
Gościem specjalnym był Maarten Vanneste, założyciel i szef firmy technologicznej Abbitt z Belgii, uznany na świecie mówca w zakresie technik audiowizualnych. Dużo miejsca w swojej prezentacji poświęcił organizacji wydarzeń hybrydowych. Zagadnienie jest o tyle ważne, że architekt spotkań zajmuje się strategicznym planowaniem wydarzeń, opierając się na trzech filarach: edukacyjnym, networkingowym oraz motywacyjnym. Zasady te można właśnie przenieść na organizacje spotkań hybrydowych. Temat prezentacji online kontynuował Wojciech Murzyn z Pracowni Dobrej Komunikacji Erdo, który wyjaśnił, czym różni się tradycyjne wystąpienie od tego za pośrednictwem internetu. Wskazał środki przekazu, jakie mamy do dyspozycji, a także które narzędzia komunikacji są najskuteczniejsze w tym przypadku. Jego wystąpienie spotkało się z dużym zainteresowaniem słuchających.
Po części edukacyjnej nastąpiła prezentacja nowinek technologicznych, które bezpośrednio mogą wpłynąć na wartość i koszt organizacji kongresu lub konferencji. Julia Koseła z Infrared Group zaprezentowała zastosowania i funkcjonalność systemu EventEye, zapewniającego kompleksową obsługę uczestników imprez, a także innowacyjną, rozbudowaną formę dwukierunkowej komunikacji z gośćmi wydarzenia. Podczas prezentacji firm BerryLife, Mobile Factory oraz Brill AV Media zebrani goście mieli okazję się zapoznać z najnowszymi aplikacjami, z których można skorzystać przy pomocy Smartfona lub iPada, technikami audiowizualnymi umożliwiającymi m. in. mapping 3D oraz nowością – nośniki interkatywne.
Akademia Planistów przybliżyła branży nowoczesne rozwiązania, które z powodzeniem można zastosować na rynku eventowym w Polsce. Niestety, nie zawsze prezentujący potrafili w praktyce pokazać zalety nowinek, na przykład aplikacji pozwalających na interaktywny kontakt z publicznością. Zdarzało się, że pytania od publiczności pozostawały bez odpowiedzi, a prowadzący prezentacje sprawiali wrażenie nieco zagubionych. Faktem jednak pozostaje, że zgodnie z ambicją organizatorów udało się zainteresować organizatorów spotkań nowymi technologiami, które zwiększają efektywność wydarzeń, jednocześnie obniżając koszty organizacji. (aż)

27 sierpnia, XIII Europejska Akademia Planistów i Organizatorów Kongresów i Konferencji, SKKP, Warszawa, hotel Intercontinental