Nowa odsłona Warsaw Convention Bureau

Warsaw Convention Bureau (WCB) od początku swojego istnienia działało w ramach Stołecznego Biura Turystyki, które jest jednostką budżetową Urzędu Miasta. Z końcem roku 2013 WCB zostało zamknięte w strukturach miejskich i od stycznia 2014 na nowo otwarte w Warszawskiej Organizacji Turystycznej (WOT) – stowarzyszeniu o charakterze publiczno-prywatnym. W połowie marca nastąpiło podpisanie ostatnich oficjalnych dokumentów, które usankcjonowały nową przynależność biura i istniejący od początku roku stan rzeczy.

Dotrzeć do zleceniodawców
Wraz ze zmianą przynależności Warsaw Convention Bureau zmienia również sposób swojego funkcjonowania. Z aktywności promocyjnej biuro planuje przejść w tryb sprzedaży destynacji, czyniąc swoim priorytetem aktywne pozyskiwanie wydarzeń o możliwie największym potencjale biznesowym – zarówno dla lokalnej branży jak i dla całego miasta. W dotarciu do potencjalnych klientów warszawskie Convention zamierza posiłkować się przede wszystkim bazami danych – własnymi, zebranymi przez 10 lat dotychczasowej działalności oraz tymi, na których pracuje wspólnie ze swoimi partnerami. Oprócz tego planowany jest również udział w targach branżowych, workshopach i imprezach roadshow. – Tego typu projekty przygotowaliśmy już w ubiegłym roku – w Niemczech, wspólnie z Mazurkas Travel Poland i w Paryżu, razem z Allegro Agency, członkami WOT. Formuła wspólnego wyjazdu reprezentantów miasta, z przedstawicielami agencji sprawdziła się bardzo dobrze. Dzięki temu nasi klienci mogą zapoznać się zarówno z ofertą MICE-ową Warszawy, jak i z konkretnymi propozycjami organizacji eventów w tym mieście – mówi Mateusz Czerwiński, senior marketing manager. Oprócz tego warszawskie Convention chce organizować fam tripy dla uczestników odbywających się w stolicy konferencji i kongresów. Aktywność WCB, przynajmniej na początku skupiać będzie się na rynkach, gdzie były już prowadzone działania promocyjne, a marka Warszawy, jako destynacji MICE jest rozpoznawalna. Chodzi tutaj m.in. o rynki francuski, brytyjski, niemiecki, a także kraje Beneluksu, Austrię i Szwajcarię. Ma to pomóc w łatwiejszym dotarciu do klientów i sprowadzeniu przygotowywanych przez nich imprez do Warszawy.

Sami na siebie zarobią
Jednocześnie, w ramach bieżących zadań, WCB będzie wspierać wydarzenia, których ranga i wartość merytoryczna (kongresy naukowe z udziałem noblistów, fora gospodarcze, konferencje branżowe) podnoszą prestiż i budują wizerunek Warszawy, głównie na rynku międzynarodowym. Działania te, to z jednej strony element pracy z lokalnym środowiskiem akademickim (m.in. program Ambasadora Kongresów Polskich), a z drugiej jeden z filarów oferty Warsaw Convention Bureau dla zagranicznych organizatorów – mówi Monika Białkowska, dyrektor WOT.
Biuro rozważa również docelowo wprowadzenie rozwiązań, które pozwolą na sfinansowanie części jego działań sprzedażowych i marketingowych. W tym momencie całość działań WOT jest finansowana ze składek członkowskich, z których największa płynie z Urzędu Miasta (800 tys. zł, z czego 500 tys. zł przeznaczone jest na WCB). – W długoterminowej perspektywie niezbędna wydaje się dywersyfikacja źródeł finansowania, dlatego też przyglądamy się różnym modelom polskich i zagranicznych conventions – mówi Monika Białkowska. (mk)