Zleceniodawcy optymalizują koszty podróży

Rosnąca liczba wyjazdów służbowych, sprawiła, że bardziej niż kiedykolwiek zaczęto zwracać uwagę na koszty z nimi związane. Chęć kontroli i optymalizacji wydatków sprawiła, że coraz częściej firmy korzystają z kompetencji osób specjalizujących się w ich przygotowaniu.

Doraźnie i długofalowo
     Ten trend potwierdza badanie przeprowadzone przez stowarzyszenie The Global Business Travel Association (GBTA), wśród firm i korporacji na całym świecie. Wynika z niego, że 70 proc. z nich prowadzi obecnie znacznie bardziej rozbudowane programy oszczędnościowe i kontroli kosztów wyjazdów służbowych niż jeszcze kilka lat temu. W praktyce najczęściej wygląda to w ten sposób, że zatrudniają one wspomnianych travel managerów, czyli osoby, które zawodowo zajmują się jedynie przygotowaniem wyjazdów służbowych i optymalizacją ich kosztów. Tacy pracownicy posiadają kwalifikacje, doświadczenie i kompetencje w tym zakresie, mają także dostęp do analiz i kosztorysów związanych z wcześniejszą organizacją wyjazdów biznesowych w danej firmie. Na tej podstawie wyciągają wnioski i proponują odpowiednie rozwiązania, ograniczające wydatki. – W większych firmach, które organizują bardzo dużo wyjazdów służbowych, nawet jedna osoba zajmująca się ich obsługą to zdecydowanie za mało. Bywa, że jest to cały sztab pracowników. W naszej firmie w ubiegłym roku odbyło się w sumie aż ok. 25 tys. takich podróży. Mniej więcej 60 proc. z nich stanowiły wyjazdy lokalne, 40 proc., zagraniczne – mówi Anna Czyż, country travel manager w międzynarodowej spółce ABB.

Profesjonalne agencje
    Oprócz zatrudnienia travel managerów, sporo firm korzysta z usług firm wyspecjalizowanych w obsłudze podróży służbowych (tzw. Travel
Management Companies – TMC). Według ostatniego badania „Trendy w zarządzaniu podróżami służbowymi”, przygotowanego na zlecenie Orbis SA przez firmę badawczą SANA Consulting (badanie przeprowadzono wśród 350 respondentów) wynika, że w Polsce korzysta z tego rozwiązania aż 56 proc. firm. Najczęściej rezerwują one bilety lotnicze, kolejowe i hotele.
      Wiele przedsiębiorstw prowadzi także bezpośrednią współpracę z sieciami hotelowymi, co ma zagwarantować im korzyści w postaci preferencyjnych stawek za noclegi. – Obecnie, aż 59 proc. korporacji posiada porozumienie o współpracy zawarte przynajmniej z jedną siecią hotelową. Pozostała grupa, 41 proc. firm, które takiego porozumienia nie mają, tłumaczą jego brak zbyt małymi budżetami przeznaczanymi na podróże służbowe pracowników. Stosunkowo niewielka grupa, bo zaledwie 14 proc. z nich uważa, że takie porozumienia nie mają większego sensu – powiedział w czasie konferencji Business Mixer Emmanuel Laundry, director of corporate strategic w Grupie Accor.

Zrób to sam
   Popularne są również nowe technologie. – Chodzi o narzędzia typu self booking tools i różnego rodzaju aplikacje mobilne, które pozwalają na porównanie wielu opcji przelotu i zakwaterowania oraz wybór najlepszej oferty – mówi Andrzej Wierzba, prezes zarządu w firmie Netmedia.
    Pracodawcy mają więc całkiem sporo możliwości pozwalających zoptymalizować koszty wyjazdów w firmie. Wybór rozwiązania zależy od ilości realizowanych podróży – im jest ich więcej, tym profesjonalizacja na tym polu większa. To inwestycja, która się opłaca, ponieważ w ostatecznym rozrachunku pozwala zaoszczędzić całkiem sporo pieniędzy. (mk)