Raport EIBTM: Robić więcej za mniej

Jaka jest prognoza dla branży na nadchodzące miesiące? Sektor spotkań miał już do czynienia z wcześniejszymi okresami recesji. Do tej, która właśnie nadeszła, jesteśmy przygotowani lepiej niż kiedykolwiek – wynika z Industry Trends & Market Share Report autorstwa Roba Davidsona, opublikowanego w grudniu ubiegłego roku podczas targów EIBTM.

Kryzys finansowy w miesiącach kończących ubiegły rok wywołał obawy przed głębokim i długotrwałym załamaniem rynku spotkań wielu głównych światowych gospodarek. Konsekwencje kryzysu tworzą kontekst funkcjonowania branży spotkań i eventów w prognozie średnioterminowej. W październiku 2008 roku pojawiły się już raporty o zwolnieniach meeting plannerów i klientach redukujących wydatki. Sektor spotkań miał już do czynienia z wcześniejszymi okresami recesji, dlatego do tej, która właśnie nadeszła jest całkiem dobrze przygotowany.

Krótszy czasrealizacji eventów
Najważniejsze zmiany w realizacji spotkań w nadchodzącym czasie mają dotyczyć czasu i sposobu planowania spotkań. Jednomyślnie zakłada się, że czas realizacji eventów korporacyjnych zostanie skrócony, ponieważ klienci będą mniej zajmować się długotrwałym planowaniem, aby móc szybciej dokonywać zmian (ta tendencja była widoczna również po atakach z 11 września 2001 roku).
W przypadku spotkań organizowanych przez stowarzyszenia, jeśli indywidualni członkowie ograniczą swoje wydatki (np. na osobiste artykuły i usługi, łącznie z uczestnictwem w spotkaniach) może to osłabić stowarzyszenia i planowane przez nich eventy. Z drugiej strony, wydarzenia organizowane przez stowarzyszenia z reguły trzymają się swoich harmonogramów, nawet przy spadku uczestnictwa.
Według Industry Trends & Market Share Report, istnieją dwa raporty z przeprowadzonych badań na temat zmian w dynamice rozwoju sektora spotkań, które zasługują na większą uwagę.

Spadek popytuna usługi hotelowe
Pierwszym z nich jest Global Business Travel Forecast and Trends Report opublikowany przez American Express Business Travel w październiku 2008 roku. Raport ten przewiduje, że w następnym roku nie nastąpią znaczące zmiany kosztów podróży służbowych oraz że jakikolwiek wzrost będzie umiarkowany, sygnalizując zatrzymanie trendu stałego wzrostu kosztów odczuwanego w poprzednich latach.
Oczekiwany koszt przeciętnej krajowej podróży służbowej w Ameryce Północnej ma wzrosnąć o 2,8%, czyli do około 1139 dolarów. Wzrost o 4,3% ma z kolei zwiększyć przeciętny koszt międzynarodowej podróży do sumy 3556 dolarów.
Według raportu, w przypadku Japonii, Azji i Pacyfiku oraz Australii, ceny lotów i hoteli w 2009 roku wzrosną, choć nie tak dynamicznie jak ubiegłym. Popyt w dalszym ciągu będzie przewyższać podaż, a regionalna gospodarka będzie opierać się globalnej burzy.
Według przewidywań na 2009 rok, krajowa podróż służbowa w regionie Japonii, Azji i Pacyfiku oraz Australii wzrośnie o średnio 5,6%. O tyle samo mają wzrosnąć koszty międzynarodowej podróży w ramach regionu.
Chociaż American Express Business Travel przewiduje pewien wzrost cen w globalnej branży hotelowej, zdaniem jego autorów większość regionów zostanie dotknięta spadkiem liczby zajętych miejsc w hotelach, który sprawi, że wzrost będzie poniżej poziomów zaobserwowanych w 2008 roku. Wraz z powiększaniem światowej podaży przez nowe hotele i spadkiem popytu na pewnych rynkach, „travel buyerzy“ powinni zwiększyć swoją siłę przetargową w negocjacjach z menadżerami hoteli.

Liczba małych wydarzeń bez zmian
Ekonomiczne warunki w dalszym ciągu wskazują na spotkania jako źródło potencjalnych oszczędności. W związku z tym od menadżerów na wysokich stanowiskach oczekuje się pracy nad większą przejrzystością wydatków ich firm oraz pomiaru zwrotu inwestycji przeznaczonych na organizowane spotkania i eventy. Przewiduje się, że wzrośnie liczba spotkań organizowanych blisko siedziby firmy, co pozwoli zaoszczędzic na kosztach dojazdów. Możliwy jest też wzrost liczby telekonferencji oraz aktywności w społecznościach internetowych.
Według American Express, 70% spotkań jest organizowanych na małą skalę. Nie przewidywane są żadne zmiany w tej kategorii, która składa się ze spotkań personelu i zespołów sprzedaży, oraz spotkań szkoleniowych i związanych z rotacją personelu. Jednak analiza zakłada, że firmy będą redukować liczbę dużych spotkań, co wpłynie na typ wybieranych hoteli i ilość pracy nad realizacją eventów.

Koszty lotów bedą rosły
Drugim źródłem danych i prognoz jest raport Advito 2009 Industry Forecast. Autorzy wyjaśniają, że ich przewidywania oparte są na przewidywaniach zakladających, że tempo rozwoju światowej gospodarki będzie spadac, współczynniki inflacji zasadniczej będą więsze niż do tej pory zakładano, kurs amerykańskiego dolara nadal będzie niestabilny, ale powoli będzie dochodził do siebie, cena ropy naftowej plasowac się będzie w przedziale od 100 do 130 dolarów za baryłkę.
Autorzy raportu przewidują, że linie lotnicze zareagują na zmiany otoczenia próbując obniżyć koszty i badając sposoby uzyskiwania nowych dochodów, prowadząc do wzrostu całkowitych kosztów podróży lotniczej. Analiza przewiduje, że w 2009 roku stawki w porównaniu z poprzednim rokiem wzrosną średnio o 6-8%, choć pomiędzy poszczególnymi regionami i kategoriami podróży występować będą widoczne różnice.
W 2009 roku słabnące zapotrzebowanie na rynku hotelowym będzie stopniowo powiększać siłę negocjacji kupujących. W skali globalnej, przewiduje się wzrost opłat o średnio
4-8%, choć wyniki te będą różnić się znacznie w poszczególnych regionach (np. wzrost cen w małych miastach może być nawet zerowy ze względu na słabnący popyt, natomiast w regionie Bliskiego Wschodu oraz Azji i Pacyfiku opłaty za doby hotelowe mogą wzrosnąć nawet dwukrotnie).

Azja niezmiennie na topie
Chociaż korporacyjne budżety spotkań i ich liczba nie będą wzrastać, to nowa sytuacja wymagać będzie od meeting plannerów „robienia więcej za mniej“. Pomimo słabnącej gospodarki, konkurencja o atrakcyjne miejsca spotkań będzie zawzięta i model rynku sprzedawcy będzie nadal realizowany. Przewiduje się, że wzrosty cen związanych z organizacją spotkań będą odzwierciedlać trendy na rynku hotelowym i znajdą się w przedziale 4-8%. Ponownie oczekuje się, że część rynków będzie wykazywać znaczne odchylenia; zwłaszcza niektóre destynacje w rejonie Azji Pacyfiku i Bliskiego Wschodu mają cieszyć się wysokim popytem.

Na podstawie: 2008 EIBTM Industry Trends & Market Share Report, Rob Davidson
Raport dostępny na stronie: www.eibtm.com

MICE Poland, styczeń 2009

Prognoza na 2009

Najważniejsze zmiany w planowaniu spotkań w związku z obecnym stanem gospodarki globalnej:
• Koszty podróży służbowych będą rosły minimalnie bądź przestaną rosnąć, utrzymując się na jednakowym poziomie.
• Koszty podróży lotniczych wzrosną w 2009 roku o 6-8%, choć pomiędzy poszczególnymi regionami i kategoriami podróży występować będą widoczne różnice.
• Koszty dób hotelowych będą minimalnie rosły (wzrost będzie poniżej poziomów zaobserwowanych w 2008 roku). Spadnie jednak popyt na nie, dlatego zwiększy się potencjał negocjacyjny organizatorów wyjazdów.
• Liczba wydarzeń na małą skalę nie zmieni się. Może zmniejszyć się liczba dużych wydarzeń, wymagających większej pracy organizacyjnej.

Planowane wzrosty cen dób hotelowych w 2009 roku według regionów

Ameryka Północna    0-3%
Ameryka Łacińska    10-15%
Europa                         4-8%
Bliski Wschód            15-25%
Azja Pacyfik                 10-20%

(źródło: Advito 2009 Industry Forecast)