Centralizacja optymalizuje budżet

Zaledwie jedna trzecia dużych firm wdraża program centralizacji w zarządzaniu spotkaniami, a mniej niż jedna trzecia realizuje stałą politykę w sferze spotkań oraz eventów – wynika z raportu przygotowanego przez CWT Travel Management Institute. Dwie trzecie z 222 meeting plannerów pytanych o politykę, którą się kierują, potwierdza popularność modelu zarządzania opartego na decentralizacji.
– Wydatki oraz zabiegi organizacyjne rozbite są fragmentarycznie, pomiędzy działy sprzedaży, komunikacji, marketingu i wiele innych. Wyzwaniem jest stworzenie spójnej strategii realizowania eventów – mówi Terry Sloan, dyrektor działu eventów, Carlson Wagonlit Travel North America. Wiele zależy od dojrzałości biznesowej organizacji. Okazuje się, że pod tym względem przodują firmy farmaceutyczne oraz z sektora finansowego, gdzie 64 proc. realizuje model scentralizowanego planowania.
– Z moich rozmów z kolegami z branży wynika, że w wielu polskich korporacjach decyzyjność w kwestii wydarzeń firmowych jest mocno rozproszona pomiędzy różne działy i osoby. To spowalnia pracę, ponieważ pracownicy konsultują się „każdy z każdym” i uniemożliwia kontrolę całkowitej kwoty wydatków. W firmie Allianz zarządzanie aktywnościami z zakresu MICE od dawna jest scentralizowane. Najwięcej wydatków związanych np. z wyjazdami incentive mieści się w budżecie, który mam do dyspozycji. Ewentualne wydatki „nadprogramowe” pokrywane są z innych budżetów. Od tego roku w procesie decyzyjnym bierze udział także dział zakupów, ale nie utrudnia to pracy – mówi Barbara Koper-Ochelska, zastępca dyrektora ds. organizacji konferencji i imprez, TU Allianz.
CWT szacuje światowy rynek spotkań na ok. 650 bilionów dolarów, z których 55 proc. to wydatki korporacji. Firmy oszczędzają od 10 do 25 proc., dzięki wdrożeniu scentralizowanej polityki zarządzania spotkaniami. (kb)








Barbara Koper-Ochelska: Rozproszona decyzyjność spowalnia pracę i uniemożliwia kontrolę całkowitej kwoty wydatków. W TU Allianz zarządzanie aktywnościami z zakresu MICE od dawna jest scentralizowane.